Подобрать решение
ЗАКАЗАТЬ ОБРАТНЫЙ ЗВОНОК
Автоматизация ручного процесса бюджетного планирования в агрохолдинге
Клиент и масштаб
Крупная группа компаний в агросекторе: 5 крупных предприятий и более 40 небольших юридических лиц, функции центрального офиса распределены между двумя площадками. Бюджетная модель сложная и включает порядка 25 взаимосвязанных бюджетов.
Для такого масштаба бюджет в Excel быстро превращается в зависимость от людей и переписок: процесс тянется, данные спорные, управленческие решения запаздывают.
Где болело и к чему приводило
Бюджетирование шло долго и нестабильно, потому что многое делали вручную.
План-фактный анализ запаздывал, потому что сверка и сбор занимали время.
Возникали разночтения по статьям бюджета и ошибки, потому что правила трактовали по-разному в разных компаниях группы.
В итоге полноценный процесс бюджетирования на уровень группы не вставал: цикл не держался, контроль появлялся поздно, а энергия команды уходила на ручные проверки вместо управления.
Логика решения
1) Единые правила, аналитики и состав форм
- адаптировали бюджетную модель и регламент под автоматизацию;
- определили состав аналитик;
- закрепили правила заполнения статей;
- сформировали детальный состав бюджетных форм с учетом ограничений системы;
- выбрали подходы к реализации ключевых требований и зафиксировали их в проектном решении.
Это позволило унифицировать трактовку статей по группе, снизить количество ручных согласований и сделать план-факт сопоставимым между компаниями и центрами ответственности.
2) Автоматизация заполнения и консолидации
- реализовали структуру хранения штатного расписания для целей бюджетирования;
- разработали инструмент бюджетирования фонда оплаты труда;
- настроили бюджетные формы и бюджетные отчеты;
- реализовали алгоритмы автоматизированного заполнения и консолидации статей бюджета на основании планов продаж и штатного расписания.
Благодаря этому сбор бюджетов перестал зависеть от ручного ввода и «склеек» данных, сократились трудозатраты и снизился риск ошибок при заполнении.
3) Ролевая модель и пилотирование в продуктиве
- доработали типовые механизмы доступа к объектам конфигурации и данным в соответствии с регламентами;
- настроили ролевую модель и ограничения на уровне записей;
- перенесли настройки в продуктив;
- провели опытную эксплуатацию и внесли корректировки по ее результатам.
Это обеспечило управляемое разграничение доступа к бюджетам и устойчивую работу модели в эксплуатационном режиме.
схема бюджетов
Почему типового функционала было недостаточно и как мы это обошли, не ломая ядро
У клиента управленческая структура группы заметно отличается от регламентированной. Чтобы сохранить сильные стороны типового бюджетирования и не усложнять сопровождение, мы точечно усилили решение:
- Управленческая структура группы отличается от регламентированной → разработали дополнительные структуры хранения данных и доработали проведение бюджетов так, чтобы сохранить типовые механизмы построения бюджетов и формирования отчетности без усложнения ядра.
- Фонд оплаты труда планируется в разрезе каждого сотрудника при большом объеме данных → реализовали отдельный документ и механизм бюджетирования ФОТ, потому что производительности типовой подсистемы было недостаточно для такой детализации и массивов.
- Права доступа определяются регламентами ответственности → расширили ролевую модель и реализовали разграничение доступа на уровне записей, чтобы ограничения работали по данным и зонам ответственности, а не только по объектам.
- Планы продаж и управленческое штатное расписание ведутся нетиповыми механизмами с расширенной аналитикой → разработали автозаполнение бюджетов на основе этих источников с сохранением требуемой аналитики и правил консолидации.
Что получилось
- Бюджетирование группы стало процессом, который держится на правилах, а не на ручной сборке и переписках.
- План-факт перестал зависеть от длинной ручной подготовки: данные собираются и консолидируются по заложенной логике.
- Меньше ошибок в статьях и меньше спорных трактовок, потому что правила заполнения закреплены и работают одинаково для компаний группы.
- Доступы к данным бюджетов стали управляемыми: ролевая модель и ограничения на уровне записей поддерживают регламенты ответственности.
Итог
Мы собрали бюджетирование группы в единый контур: единые правила и аналитики, автоматизированное заполнение и консолидация, ролевая модель и разграничение доступа. Это вернуло контроль за счет предсказуемого цикла и сняло типовые управленческие риски: поздние решения из-за задержки план-факта, ручные ошибки, споры по статьям между юрлицами и утечки чувствительных данных через слишком широкий доступ.
-
Оставьте заявку, разберем, где ломается цикл, и зафиксируем правила так, чтобы данные появлялись вовремя.
