1С ERP «Управление предприятием 2»: этапы и особенности внедрения

ERP «Управление предприятием 2» - комплексный продукт, предназначенный для оптимизации планирования ресурсов, сбора и анализа информации по KPI, а также принятия управленческих решений и осуществления всех видов контроля. Главные особенности системы ERP – быстрое формирование прозрачной, актуальной и точной отчетности, значительно повышающей эффективность внутренних процедур организации.

Остановимся подробнее на процедуре внедрения: вместе с экспертами компании бобдей разберем предпосылки модернизации и автоматизации информационных систем, изучим основные этапы процедуры, а также отметим другие важные нюансы, о которых стоит знать перед началом работ.

«ERP Управление предприятием 2» - флагманский проект «1С», пришедший на смену устаревшей (и уже не поддерживаемой разработчиком) системе «Управление производственным предприятиям» (УПП). Расскажем, кому и когда нужно задуматься о переходе на обновленную программу:

1. Ваша текущая система класса ERP морально устарела, не позволяет эффективно выполнять базовые функции, ограничена в функционале, либо не соответствует изменениям, произошедшим в законодательстве или в правилах бухгалтерского, финансового учета.
2. В вашей компании установлено иностранная ERP , вследствие чего регулярно возникают проблемы с её поддержкой и развитием.
3. Вы используете разные программы от «1С», которые либо слабо, либо вообще не интегрированы между собой, в результате чего происходит избыточное дублирование информации, отсутствует прозрачность сведений, многие процессы не оптимизированы, а управление запутанно.
4. Текущая информационная система не предполагает работу в сфере казначейства и бюджетирования (например, таких функций нет в УПП).
5. Для успешного развития компании необходим комплексный инструмент для планирования, контроля и управления.
6. Нужно структурировать контакты, автоматизировать работу с поставщиками и клиентами, привести в порядок отчетность и документооборот организации.
7. Ваше предприятие – это сложное производство с большим штатом сотрудников и несколькими филиалами (подразделениями).
8. Ваше предприятие – многомерная структура с различными бизнес-процессами и сложной системой управления.
9. Компании нужно вести учет сразу по нескольким стандартам: РСБУ, МФСО и пр.

Для внедрения ERP «Управление предприятием 2» нет готовых рецептов: каждый раз услуга обговаривается и планируется индивидуально, с учетом особенностей бизнеса клиента, принятых методик работы и отчетности, масштаба требуемой автоматизации, а также целей и задач, характерных для конкретной компании.

Именно поэтому в бобдей мы всегда перед началом работы проводим ряд исследований: эксперты собирают пожелания работников разного уровня (от руководства до рядовых исполнителей), определяют необходимое оборудование, сроки и бюджет проекта.

Этап 1: Проектирование
После предварительного анализа потребностей клиента, эксперты бобдей приступают к доработкам стандартных блоков и модулей. Многолетний опыт установок показывает, что стандартный проект мало где используется без изменений – это связано с индивидуальными особенностями каждого предприятия, а также уже сложившимися за годы работы внутренними порядками и механизмами взаимодействия.
Цель этого этапа – доработать изначальный продукт под индивидуальные особенности бизнеса клиента, выполнить автоматизацию производственных и других операций.

Этап 2: Создание прототипа, поэтапный запуск ERP
Запуск ПО происходит поэтапно, с учетом важности отдельных блоков для бизнеса. Сначала устанавливаются блоки, отвечающие за работоспособность всей системы, затем – решения и модули, составляющие основу деятельности компании заказчика. Например, блоки «Производство», «Продажи», «Бухгалтерия», «Управление персоналом» и пр.
Такой подход с учетом опыта специалистов позволяет сэкономить время установки и внедрения проекта, запустить параллельно несколько процессов.

Этап 3: Тестовая эксплуатация
Чтобы проверить систему ERP на наличие ошибок, в нее заносят данные прошлых лет, после чего тестируют различные режимы работы, инструменты, аналитические возможности программы, настройки и опции. Отсутствие в базе актуальной информации, с одной стороны, гарантирует защиту от любых нештатных ситуаций, а с другой стороны – отработку функций планирования, прогнозирования, управления.
В случае выявления недоработок или замечаний по проекту, их устраняют до начала основной эксплуатации ERP – все это уже включено в стоимость услуг по внедрению.

Этап 4: Обучение персонала. Запуск системы.
Важная задача – обучение работников компании взаимодействию с новой ERP. Для этого эксперты проводят обучающие мероприятия, готовят подробные инструкции для персонала, настраивают рабочие места в соответствии с потребностями и задачами каждого сотрудника.
Чем больше вопросов будет задано в процессе подготовки, тем успешнее в дальнейшем пройдет переход на новую информационную систему. Только после этого в систему ERP заносятся актуальные данные заказчика, а сама программа начинает работать на полную мощность. Можно сказать, что внедрение на этом этапе выполнено.

Этап 5: Сопровождение и поддержка ERP (ИТС)
После внедрения и успешного запуска ERP «Управление предприятием 2» часть функций может быть передана отделу сопровождения, если таковой предусмотрен в организационной структуре компании-заказчика. Если же нет, то решением возникающих проблем, обновлением, модернизацией ERP в дальнейшем будут заниматься внешние специалисты в соответствии с заключенным договором.

К примеру, у бобдей есть несколько тарифных планов, каждый из которых отличается разным уровнем поддержки и временем реагирования на поступающие запросы. Комплексные услуги по сопровождению ERP – это гарантия оперативного решения любых вопросов и проблем.

Система ERP «Управление предприятием 2» содержит множество опций и настроек, значительно упрощающих совершение рутинных операций и принятие управленческих решений. Причем, для того, чтобы адаптировать систему «под себя», порой не требуется модифицировать или переписывать исходный код – достаточно выставить правильные опции для каждого рабочего места. Если доверить задачу экспертам бобдей, то итоговое решение будет отвечать всем пожеланиям заказчика.

Список пользователей, их права и роли

В системе ERP можно создать отдельные профили для управления доступом групп с учетом их функций: например, по отделам – для маркетинга, продажников, производства, бухгалтерии и пр. При необходимости эксперт по внедрению проектов создаст новые роли, не предусмотренные типовым решением, либо скомбинирует уже существующие для расширения полномочий.

В зависимости от особенностей организационной структуры и других факторов в системе ERP каждому сотруднику может быть присвоена одна или несколько ролей с определенным перечнем прав и допусков к управлению. Опыт показывает, что такой подход наиболее удобен для любых фирм.

Функциональные изменения

Возможности ERP систем от 1C предполагают автоматизацию всех сфер деятельности компании. Однако на практике не всегда востребованы все 13 основных блоков. При желании специалист по внедрению может отключить отдельные опции: например, если вы не работаете с иностранными партнерами, то блок «международный финансовый учет» будет неактуален. То же самое относится к небольшим организациям без разветвленной системы региональных подразделений – многие опции бюджетирования, казначейства и планирования окажутся невостребованными.

Функциональные решения ERP позволят высвободить человеческие и технические ресурсы, убрать невостребованные возможности типовой программы.

Документооборот и отчетность

Основная часть отчетов в системе ERP формируется за счет сбора, обработки и компоновки данных. Такой подход позволяет настраивать вид и содержание отчетов в зависимости от пожеланий конечного пользователя. К примеру, для отдела маркетинга один и тот же отчет может выглядеть как визуально понятная диаграмма за минувший квартал, а для бухгалтерии – как подробная таблица учета за каждый месяц с группировкой данных по ответственным исполнителям.

Интерфейс и стартовая страница ERP

Автоматизация проектов и оптимизация процессов невозможна без удобного интерфейса: специалист выведет на начальную страницу панели с наиболее важной информацией, причем для каждой системной роли это будет уникальный набор данных. К примеру, «рабочий стол» бухгалтера и руководителя производства будут отличаться.

Эксперт по внедрению может выставить персональные опции выставить как для определенных групп, так и для конкретных пользователей.

Доработка списков

Речь идет о данных из справочников, журналов и прочих документов, востребованных в процессе планирования, прогнозирования или управления. В зависимости от потребностей работников при внедрении можно добавить функции для удобного отбора, сортировки, группировки и оформления информации, а также варианты просмотра информации – в виде дерева, списка и пр. Все решения настраиваются индивидуально.

Регламентные работы в ERP

Для полноценного функционирования необходимо регулярно проводить определенные административные и вычислительные операции. Специалист по внедрению создаст специальные шаблоны и поможет запланировать их в зависимости от загруженности системы, нормативных требований и рекомендаций разработчика. К примеру, самые «тяжелые» задачи, создающие нагрузку на вычислительные мощности, перенесет на периоды с меньшей загруженностью.

В качестве примера регламентных заданий можно привести загрузку новостей или обновления законодательства, курса валют.

В 2021 году компания 1C изучила почти две сотни обнародованных проектов внедрения ERP для среднего и крупного бизнеса. В результате были сформированы показатели, подтвержденные самими предпринимателями:

1. В сфере запасов и производства на 21% сократили объемы материальных запасов за счет грамотного прогнозирования и управления, на 15% снизили расходы на мат. ресурсы и издержки на производстве.
2. На 32% вырос объем выпускаемой продукции, а рост производительности труда составил 27%.
3. Количество брака снизилось на 21%, а время простоя оборудования сократилось на 22%.

При этом улучшилась на 23% оборачиваемость остатков на складе, выросла скорость обработки заказов (на 62%), а общий рост прибыли составил 13%. Скорость подготовки и получения отчетности за счет автоматизации увеличилась в 2 раза, при этом трудозатраты снизились на 26%.

Таким образом, переход на новую систему учета и расходы на услуги внедрения и сопровождения ERP окупаются за 2-3 года. Подобных результатов удается достичь за счет автоматизации бизнес-процессов, ускорения операций с базами данных, документами и отчетностью, а также оптимизации управления на всех уровнях.

Затраты на внедрение «1С ERP Управление предприятием 2» складываются из нескольких факторов:

●     особенности выбранной конфигурации;
●     интеграция с дополнительными модулями или блоками;
●     количество пользовательских лицензий;
●     ИТС.

Чем сложнее проект, тем выше расходы на внедрение. Например, если компании требуется установить и настроить ERP на 50 рабочих мест, расчеты могут быть такими:

●     стоимость лицензионного продукта – от 430 тыс. руб.;
●     серверная лицензия – от 85 тыс. руб.;
●     50 пользовательских лицензий – от 180 тыс. руб.;
●     ИТС – от 20 тыс. руб.

Уточнить конкретные цифры с учетом специфики вашего бизнеса, получить ответы на вопросы по внедрению ERP можно у консультантов компании Bobday.