Для чего на предприятиях используются системы ERP?

По сути, ERP-система работает напрямую с данными, концентрирует все информационные ресурсы предприятия и ускоряет работу с ними. За счет этого можно эффективно распределять задачи, планировать закупки и ремонты, управлять финансовыми и товарными потоками на новом уровне. Качественное прогнозирование дает ощутимую экономию (финансов, времени, людских ресурсов) и превращает предприятие в единый рабочий механизм.

●     анализируют поступающие данные за счет встроенных модулей;
●     помогают принимать управленческие решения;
●     доносят задачи до исполнителей;
●     формируют отчетность;
●     обрабатывают и выдают информацию в удобной для пользователя форме;
●     отслеживают ключевые показатели, процесс достижения целей.
Казалось бы, стоит ли оплачивать внедрение ERP-системы, когда на предприятии уже есть системы автоматизации, специальный софт для бухгалтерского и другого учета, управления персоналом? На самом деле все просто: за счет комплексных систем можно охватить работу всей организации в целом, вместо того, чтобы частично выполнять функции на уровне отделов или подразделений.
Цель ERP-систем – увязать между собой разные сферы деятельности компании, превратить в единый механизм бизнес-процессы и рутинные операции, основные потоки данных и коммуникации.
Подобные интеграции в рамках одной платформы упрощают обслуживание и модернизацию программного обеспечения, снижают затраты на специалистов поддержки и ускоряют работу персонала.

При всей своей полезности ERP-система автоматизации бизнес-процессов может стать убыточной, а в некоторых ситуациях даже затормозить производство. Такое происходит, если программу пытаются внедрить в мелкую компанию, которая не изготавливает большие партии товаров или выпускает ограниченный ассортимент продукции.
При этом для крупных предприятий с большим объемом данных, крупносерийным производством и многочисленными отделами, департаментами и подразделениями интеграция с ERP-системой станет настоящей «палочкой-выручалочкой».
Впрочем, из этого правила есть исключение: эксперты уверены, что внедрение ERP окажется полезным и некрупным компаниям, которые вынуждены выживать в условиях острой конкуренции. Автоматизация бизнес-процессов, оптимизация продаж, дополнительные возможности модулей позволят получить весомое преимущество и обойти основных конкурентов.

Как понять, нужно ли тратить ресурсы компании на процедуру внедрения ERP-системы? Вот лишь некоторые признаки необходимости этого процесса:

1. Установленное программное обеспечение год от года все больше тормозит развитие организации. Возможно, раньше вычислительных мощностей и заложенных функций хватало, но сейчас требуется кардинальное обновление и модернизация, чтобы идти в ногу со временем.
2. Разнородное программное обеспечение требует все больше ресурсов на интеграцию, поддержку и обмен данными. Например, задачи, поставленные в одной программе, нужно дублировать в другой, а программа для отдела кадров не хочет «дружить» с бухгалтерией, поэтому данные по штату компании приходится переносить вручную.
3. Установленные программы не поддерживают мобильные устройства, физически привязаны к рабочим местам и не позволяют работать из любого места и в любой момент времени.

Принимая решение о внедрении и интеграции, нужно просчитать экономические выгоды от этого процесса: снижение запасов и складских остатков, рост продаж и скорости производства, оптимизация штата, рост эффективности труда, ускорение обработки заявок и подготовки отчетности и пр. Внедрение необходимо только в том случае, если предприятие в результате получит дополнительную прибыль и сократит издержки.

ERP-система представляет собой структуру из двух компонентов: базовой платформы и дополнительного «обвеса»:

1. Платформа – это «мыслительный центр», отвечающий за работу всей системы в целом.
2. Подключаемые модули – дополнительные компоненты, которые необходимы предприятию в тот или иной период времени. К примеру, это могут быть «Управление производством», «Склад», «Закупки», «Управление персоналом», «Казначейство и финансы», «Бюджетирование», «Международный финансовый учет» и пр.

Некоторые производители, например «1С» предлагают готовые решения для интеграции в те или иные сферы бизнеса. Например, есть блок необходимых модулей для агропромышленных и металлургических комплексов, управляющих компаний ЖКХ и полиграфических комбинатов, птицеводческих и животноводческих хозяйств. Специалисты Bobday готовы рассказать о каждом из них подробнее и, при необходимости, провести все необходимые работы по настройке и внедрению.

Сформулируем основные преимущества ERP решений:

●     Универсальность – подходят для любого среднего и крупного бизнеса, вне зависимости от сферы или масштаба деятельности, схемы управления. Система будет полезна не только в производственном секторе, но и для сферы услуг, банковского дела, торговли.
●     Гибкость – модули умеют работать с софтом других разработчиков, легко настраиваются под нужды конкретной компании, масштабируются в соответствии с размахом бизнеса.
●     Одна платформа для разных задач – после внедрения ERP бизнес получает единую информационную среду, которая облегчает планирование и управление, оптимизирует работу производственных отделов и различных подразделений.
●     Настройка прав доступа – гибкая система назначения прав доступа позволяет конкретизировать функции отдельных сотрудников, защищает корпоративные сведения и исключает доступ к коммерческой информации третьих лиц.
●     Полный управленческий цикл – от сбора информации и прогнозирования до реализации решений и контроля их исполнения.

Системы планирования и управления, идеальной для всех предприятий, нет. Для каждой компании эксперты Bobday советуют выбирать наиболее оптимальное решение, дорабатывать функционал, исходя из индивидуальных потребностей и особенностей бизнес-процессов, корректировать настройки и установки. Собственно, все эти процедуры и называются внедрением.

Есть множество признаков для классификации систем управления. Об одном из них мы уже говорили, описывая архитектуру ERP: есть универсальные решения, а есть – отраслевые, разработанные для предприятий, выпускающих определенный продукт или использующих уникальные методики ведения бизнеса.

Кроме этого, по способу организации системы можно разделить на:

●     публичные – позволяют выполнять работу с функциональными возможностями продукта многим пользователям, но доступ к данным предоставляют исключительно сотрудникам компании с соответствующими правами;
●     приватные – изолированный программный продукт, который адаптируют под нужды компании;
●     смешанные – решения, сочетающие в себе особенности предыдущих видов.
По способу хранения данных:
●     облачные – сведения хранятся на сторонних серверах, поэтому наладить работу с данными можно из любой точки мира;
●     внутренние – для хранения данных используются собственные носители и сервера предприятия.

По формату работы с пользователями:

●     стационарные – всё необходимое ПО установлено на серверах предприятия, может работать без подключения к интернету только за счет собственных коммуникаций;
●     онлайн – доступ к системе и функциям управления предоставляется из личного кабинета сотрудника (клиента) на сайте разработчика.
По архитектуре ERP-системы:
●     модульные – представляют собой сочетание блоков, разработанных для решения определенных задач, стоящих перед конкретной компанией;
●     монолитные – цельная программа, устанавливаемая «как есть» со всем функционалом.
По видам лицензии:
●     проприетарный (от англ. property – собственность) – частный продукт, для работы с которым компаниям нужно покупать лицензию;
●     Open Source – программы для свободного использования.

Правильное понимание особенностей системы на базе ERP позволяет упростить выбор конечного продукта. В бизнесе для принятия решений используется информация, сконцентрированная в отчетности разного типа. Именно на её основе проводятся аналитические исследования, формулируются цели и производится управление компанией. Поэтому, выбирая единую ERP-систему, решите для себя, какие из нижеприведенных функций наиболее востребованы на предприятии:

1. Создание базы для быстрого, удобного документооборота в компании. Программа должна без проблем оформлять документы (счета, отчеты, накладные, журналы учета), а также работать с ними.
2. Планирование – специальные алгоритмы для продаж, поставок, складов, платежей.
3. Прозрачность – на базе ПО можно отображать все операции и их параметры, включая дату проведения, источники ресурсов, списки участников или ответственных лиц, объемы производства и пр. То есть, контролировать все данные по любой сделке или операции.
4. Настройки доступа – можно скрывать часть информации в зависимости от настроек уровня доступа пользователей, клиентов, партнеров компании.
5. Единая информационная система – помогает контролировать бизнес-процессы всех уровней и принимать оперативные решения. Например, можно отследить сделку от момента закупки сырья и производства товара до проведения продажи и оплаты соответствующего налога.
6. Кадровый учет – инструменты для контроля численности и занятости сотрудников, отпусков и отработанных часов, квалификации и мотивации, для расчета заработной платы и мотивационных выплат, взносов в страховые фонды.
7. Работа с поставщиками – возможности для ведения, хранения базы поставщиков, учета оборотных средств, оплаты счетов, контроля доставок, подготовки отчетности по закупкам.
8. Работа с клиентами – учет по каждому клиенту компании, возможность использования личных кабинетов каждым из клиентов, хранение и учет данных по сделкам, поставкам, счетам, дебиторской задолженности и пр.
9. Ремонт, сервисное обслуживание. Специальные инструменты для планирования и контроля ремонтных и сервисных мероприятий, технических осмотров и процессов, модернизации производства. Причем, речь может идти как о производственном оборудовании, так и о сервисном обслуживании техники или товаров клиентов по гарантийным и постгарантийным обязательствам компании).

Внедрение систем управления (ERP) – это экономия финансов, времени и людских ресурсов за счет оптимизации и автоматизации большинства бизнес-процессов и производственных операций. Модули успешно справляются со сбором, хранением и обработкой крупных объемов данных, предоставляют новые инструменты для планирования, управления, грамотного распределения ресурсов. Именно за счет качественно нового уровня планирования удается снизить расходы и издержки, ускорить многие процессы и получить дополнительную прибыль.
Наибольшую выгоду от внедрения систем на базе ERP, по мнению экспертов Bobday, ощутит крупный и средний бизнес с разветвленной сетью филиалов или сложным ассортиментом производимой продукции. Однако и в других сферах деятельности эффект от применения модульных ERP-систем будет заметен. Главное, чтобы внедрением занимались опытные специалисты: они не просто установят программу, но и помогут решить актуальные для бизнеса задачи, повысят эффективность основных процессов.