Подобрать решение
ЗАКАЗАТЬ ОБРАТНЫЙ ЗВОНОК
Как бизнесу повысить точность бюджетирования ФОТ на 90% и отказаться от сторонних систем
В целом, существующий подход ограничивал гибкость управления и не соответствовал масштабу и динамике холдинга.
Крупный девелоперский холдинг, реализующий проекты в области жилой и коммерческой недвижимости. В портфеле компании - масштабные жилые и бизнес-комплексы, а также инвестиции в области управления инфраструктурой и проекты в сфере развлечений.
О клиенте
Ситуация до внедрения
До начала проекта процессы бюджетирования расходов на персонал были разрозненными и неавтоматизированными. Управление охватывало более 200 юридических лиц, порядка 150 бюджетов в разрезе проектов и объектов и велось вручную — в Excel и отдельных учетных системах, не связанных между собой.
Бюджетирование расходов на оплату труда, налоги, страховые взносы, выплаты самозанятым и по ГПХ велось без автоматического распределения по управленческим аналитикам, проектам и объектам. На сбор и обработку информации уходили дни, а в периоды активного планирования — недели. Высокая доля ручного труда сопровождалась рисками ошибок, дублированием данных и потерей актуальности.
Существующие системы 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Управление холдингом не были интегрированы между собой в части бюджетирования. Данные по выплатам заработной платы, налогов и взносов приходилось переносить вручную, данные по прочим перечислениям физическим лицам в системе 1С:Зарплата и управление персоналом не отражались, что увеличивало трудозатраты для сбора консолидированных данных.
Отсутствовал платежный календарь и автоматизированные отчеты — любые изменения или детализация требовали дополнительных расчётов вручную в Excel.
Не было возможности отследить историю изменений и понять, кто и когда внёс корректировки в бюджет. Это снижало прозрачность и не позволяло своевременно выявлять ошибки. Отсутствие единого источника правды затрудняло оперативное принятие решений и увеличивало риски кассовых разрывов и штрафов.
Бюджетирование расходов на оплату труда, налоги, страховые взносы, выплаты самозанятым и по ГПХ велось без автоматического распределения по управленческим аналитикам, проектам и объектам. На сбор и обработку информации уходили дни, а в периоды активного планирования — недели. Высокая доля ручного труда сопровождалась рисками ошибок, дублированием данных и потерей актуальности.
Существующие системы 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Управление холдингом не были интегрированы между собой в части бюджетирования. Данные по выплатам заработной платы, налогов и взносов приходилось переносить вручную, данные по прочим перечислениям физическим лицам в системе 1С:Зарплата и управление персоналом не отражались, что увеличивало трудозатраты для сбора консолидированных данных.
Отсутствовал платежный календарь и автоматизированные отчеты — любые изменения или детализация требовали дополнительных расчётов вручную в Excel.
Не было возможности отследить историю изменений и понять, кто и когда внёс корректировки в бюджет. Это снижало прозрачность и не позволяло своевременно выявлять ошибки. Отсутствие единого источника правды затрудняло оперативное принятие решений и увеличивало риски кассовых разрывов и штрафов.
Подпишитесь на рассылку бобдей
Рассылка бобдей — это статьи, кейсы и практические материалы по автоматизации бизнеса на базе 1С
Проект реализован в одной из крупнейших холдинговых групп с высокой степенью распределенности — более 200 юридических лиц, несколько сотен объектов и разветвлённая орг. структура.
Уникальность проекта – в глубокой доработке типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом без внедрения сторонних решений. Реализованы нестандартные механизмы бюджетирования ФОТ с учётом выплат самозанятым, ГПХ, страховых взносов и налогов.
Уникальность проекта – в глубокой доработке типовой конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом без внедрения сторонних решений. Реализованы нестандартные механизмы бюджетирования ФОТ с учётом выплат самозанятым, ГПХ, страховых взносов и налогов.
Уникальность и инновационность проекта
Ключевые инновации:
Расширение функционала 1С:Зарплата и управление персоналом до полноценной системы бюджетирования с детализацией по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений.
Интеграция с 1С:Управление холдингом для автоматической передачи ведомостей и исчисленных налогов и взносов в Заявку на оплату.
Реализация платёжного календаря внутри 1С:Зарплата и управление персоналом для контроля сроков всех выплат с учётом разных сроков выплат в разных юридических лицах.
Реализация настроек бюджетирования в 1С:Зарплата и управление персоналом, соответствие начислений статьям БДР/БДДС.
Загрузка фактических данных по перечислениям в реальном времени.
Выгрузка плана и факта по запросу, в том числе и руководителям проектов для анализа и оперативного принятия решений.
Контроль версий и истории изменений в бюджетах.
Отчет БДР и БДДС с возможностью группировок, расшифровок по всем видам аналитик, сравнительный анализ: по сценариям бюджета, по периодам.
Печатные формы установленных Заказчиком образцов с возможностью отбора по проектам, настроек подписантов.
Интеграция с 1С:Управление холдингом для автоматической передачи ведомостей и исчисленных налогов и взносов в Заявку на оплату.
Реализация платёжного календаря внутри 1С:Зарплата и управление персоналом для контроля сроков всех выплат с учётом разных сроков выплат в разных юридических лицах.
Реализация настроек бюджетирования в 1С:Зарплата и управление персоналом, соответствие начислений статьям БДР/БДДС.
Загрузка фактических данных по перечислениям в реальном времени.
Выгрузка плана и факта по запросу, в том числе и руководителям проектов для анализа и оперативного принятия решений.
Контроль версий и истории изменений в бюджетах.
Отчет БДР и БДДС с возможностью группировок, расшифровок по всем видам аналитик, сравнительный анализ: по сценариям бюджета, по периодам.
Печатные формы установленных Заказчиком образцов с возможностью отбора по проектам, настроек подписантов.
В рамках проекта на базе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1.27) была реализована архитектура, охватывающая процессы бюджетирования ФОТ, включая расчёты с прочими физическими лицами, автоматическая отправка заявок на оплату по НДФЛ и взносам. Решение охватило порядка 150 бюджетов, с возможностью детализации по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений.
Архитектура решения и масштаб проекта
Функциональная архитектура подсистемы бюджетирования расходов на персонал
Структура решения включает
- Автоматизацию процесса формирования и корректировки бюджетов ФОТ
- Автоматизацию всех типов перечислений
- Интеграцию с 1С:Управление холдингом
- Настройку платежного календаря
- Загрузку фактических данных
- Реализацию план-фактного анализа
- Ведение истории изменений в бюджетах и контроль версий.
Решение от бобдей
В 1С:Зарплата и управление персоналом разработали отдельную подсистему Бюджетирование и наполнили необходимым функционалом. Обеспечили возможность детализации бюджетов до уровня видов расчетов по сотруднику.
Масштаб проекта:
Масштаб проекта:
- 30 пользователей, включая бухгалтеров, кадровиков, специалистов по планированию, ИТ-отдел.
- Охвачены центральный офис и дочерние структуры с распределённой ответственностью за бюджеты.
Архитектура решения и масштаб проекта
Процесс годового планирования
В рамках проекта автоматизации бюджетирования ФОТ на базе 1С:Зарплата и управление персоналом были реализованы следующие ключевые функциональные блоки:
- Реализован платежный календарь в разрезе организаций, автозаполнение платежного календаря по гибким предварительным настройкам, история изменения платежного календаря.
3. Внедрение платёжного календаря
- Настроен обмен с 1С:Управление холдингом в части передачи данных в Заявки на оплату по перечислению доходов, налогов и взносов из 1С: Зарплата и управление персоналом.
- Настроен обмен с 1С:Управление холдингом в части получения данных о перечислениях физическим лицам прочих доходов.
- Настроен обмен с 1С:Управление холдингом в части передачи данных по БДР и БДДС в документы: Корректировка показателей, Ввод данных БДР, Оперативный план.
2. Интеграция с 1С:Управление холдингом
- Реализован документ Бюджет ФОТ
- Реализована обработка групповой выгрузки бюджетов
- Реализован учет всех компонентов затрат в пользу физических лиц: зарплата, НДФЛ, страховые взносы, выплаты не сотрудникам организации.
- Настроена детализация по ЦФО, объектам, проектам, статьям бюджета, подразделениям, сотрудникам, физическим лицам, вакансиям, графикам работ, ставкам, видам начислений.
1. Автоматизация процесса бюджетирования ФОТ
- Сокращено время подготовки отчетов на 50%.
- Повышена точность расчетов бюджета ФОТ на 90%.
- Устранена зависимость от Excel и потери данных.
6. Повышение эффективности
Результаты проекта
- Настроена история изменений в бюджетах.
- Внедрены регламенты согласования и утверждения бюджетов.
5. Контроль изменений и версионность
- Формирование отчетов по БДР/БДДС с возможностью группировок, расшифровок по всем видам аналитик, сравнительный анализ: по сценариям бюджета, по периодам.
4. План-фактный анализ
Автоматизация бюджетирования фонда оплаты труда (ФОТ) — это не просто настройка системы, а создание удобного и точного инструмента для управления затратами на персонал. В девелоперском бизнесе, где расчет ФОТ может охватывать сотни юридических лиц, скорость и прозрачность процессов критически важны.
В этом кейсе мы не внедряли 1С:Зарплата и управление персоналом с нуля, а расширили ее возможности, автоматизировав ключевые процессы бюджетирования ФОТ. Теперь вместо бесконечных таблиц и ручных правок в Excel — быстрый, прозрачный и предсказуемый процесс. А главное — сотрудники компании освободились от рутинных операций и могут сосредоточиться на стратегических решениях, влияющих на развитие бизнеса.
В этом кейсе мы не внедряли 1С:Зарплата и управление персоналом с нуля, а расширили ее возможности, автоматизировав ключевые процессы бюджетирования ФОТ. Теперь вместо бесконечных таблиц и ручных правок в Excel — быстрый, прозрачный и предсказуемый процесс. А главное — сотрудники компании освободились от рутинных операций и могут сосредоточиться на стратегических решениях, влияющих на развитие бизнеса.
