Переход крупного ритейлера с 1С:ЗУП 2.5 на 1С:ЗУП 3.1

Кратко о компании:
Информация
о заказчике
Одна из ведущих розничных сетей по торговле продуктами питания в России, в середине 2012 года вошедшая в пятерку крупнейших по капитализации ритейлеров мира.

Ежедневно магазины посещают почти 16 миллионов человек, в 4 000 населенных пунктах. Работает ритейлер в мультиформатной модели, которая включает в себя магазины у дома, супермаркеты, аптеки и магазины дрогери.

26 731 магазин

~ 359 000 сотрудников

45 распределительных центров

17 производств

ситуация до внедрения
Компания-заказчик использовала схему структуры баз “звезда” (Центр - ГК- Филиал).
Такая структура баз занимала много места, периодически были проблемы с анализом проблем, которые возникали у кадровиков и расчетчиков филиала. Однако, все процессы были выстроены до автоматизма и менять их было сложно и дорого.

Проект по переходу с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 обдумывался порядка пары лет, но никто не решался на его реализацию из-за сложности перехода и большой ответственности (в случае ошибки вовремя зарплату не получили бы тысячи людей по всей России, а компании-ритейлеру пришлось бы заплатить миллионные штрафы).

Из-за информации, что фирма 1С прекращает поддержку версии 2.5, проект приобрел высокий приоритет и его взяли в работу. Параллельно с этим решили оптимизировать структуру баз.

Сроки были поставлены очень сжатые, внедрить 1С:ЗУП 3.1 необходимо было до конца 2016 года, чтобы отчетность за 2017-й год сдавать из новых баз ЗУП.
схема структуры баз "звезда"

Актуальное получение обновлений учетной системы в части изменений в законодательстве, касающихся расчета налогов и взносов.
цель проекта

ЗАДАЧИ ПРОЕКТА

  • 1
    Обновить все базы ЗУП на новый релиз 1С:ЗУП 3.1 таким образом, чтобы с начала следующего года кадровики и расчетчики смогли вести учет в новой ИС без ошибок

  • 2
    Обеспечить сдачу обязательной отчетности в гос органы за 1 кв 2017 года
  • 3
    Повысить производительность работы в программе
  • 4
    Отказаться от баз уровня “Филиал”
Активная фаза проекта заняла 6 месяцев (с августа 2016 года по январь 2017).

Что было сделано за это время: проектная команда (в составе аналитиков и разработчиков) подготовила инструменты для поэтапного бесшовного перехода на новую редакцию, адаптировала их под масштаб холдинга. Также был сформирован пакет требований по доработке ЗУП 3.1, отражающий специфику бизнес-процессов компании и подготовки отчетности по всем юр лицам, входящим в холдинг.

Проделанная работа была замечена отраслевым сообществом, признана одним из самых крупных и успешных проектов миграции на новую редакцию ЗУП и внесла свой вклад в развитие компании.
описание проекта

АРХИТЕКТУРА РЕШЕНИЯ

  • 1
    С учетом того, что процессы управления персоналом и расчета ЗП на всех филиалах были регламентированы, а также, в связи с тем, что с нового года выходила новая отчетность, для которой нужен был новый релиз ЗУП, было принято решение перевести на ЗУП 3.1 базы ЗУП всех филиалов в одном этапе.

  • 2
    В качестве шага 1 были созданы новые базы ЗУП с новым релизом: Центр и базы ГК, настроен обмен.
  • 3
    После этого были запущены созданные скрипты по переносу данных из 2.5 в 3.1. Данные переносили в центральную базу, где выполняли проверку и сверку с центральной базой ЗУП 2.5.
  • 4
    Из базы ЗУП Центр данные спустили в базы ГК с использованием настроенных планов обмена (в базу ЗУП ГК должны были попасть данные только по тем организациям, учет по которым ведется в данной базе. Одна база ГК могла объединять один филиал, несколько гипермаркетов или распределительных центров).
  • 5
    Следующим этапом в базу ЗУП Центр были добавлены нетиповые отчеты и обработки из первого потока (всего было 4 потока инструментов). Все добавленные инструменты с обменом спустили в базы ГК.
  • 6
    После этого был этап опытно-промышленной эксплуатации, параллельно с которым выполнялась разработка нетиповых отчетов и обработок второго и последующих потоков.

функциональная архитектура информационных систем после автоматизации
Ни один из типовых инструментов переноса данных с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 не справился с объемом данных компании-заказчика. Типовые инструменты могли висеть несколько дней, по итогу выдавая ошибку. Это привело к тому, что проектной команде пришлось с нуля писать свои инструменты переноса на SQL. Процесс усложнился тем, что структура объектов в ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1 была очень разной, что потребовало большой аналитической работы (необходимо было сопоставить реквизит к реквизиту).

Типовой переход с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 предполагает перенос кадровой информации (в виде движений по регистрам) и остатков по заработной плате, что не подошло компании Тандер по нескольким причинам:

  • Самая первая причина – это большое кол-во дополнительных регистров по хранению кадровой истории и данных по плановым начислениям. Логика была абсолютно отлична от ЗУП 2.5. А поскольку все инструменты мы писали самостоятельно и времени на анализ было совсем мало, риск упустить один из регистров и неверно рассчитать зарплату в последующем, был высок. Учитывая этот факт, мы приняли решение написать скрипты переноса кадровых документов (приемы, переводы, назначение плановых начислений и пр), а далее провести их типовыми средствами. Но тут мы столкнулись с еще одной проблемой – типовые инструменты по проведению документов не справились с таким объемом информации и выдали ошибку «Недостаточно памяти». Пришлось писать очередные скрипты SQL по проведению документов. Проблему победили.

  • Вторая причина – это большое кол-во пересчетов. В компании-заказчика нередки случаи, когда спустя несколько месяцев сотрудник приносит справку о доходе с предыдущего места работы, что требует пересчета в текущем месяце. Таким образом, нам пришлось писать обработку, которая перенесла все документы-регистраторы по начислению больничного и отпуска по уходу за ребенком со всеми начислениями. Как и кадровые приказы документы-неявок мы переносили непроведенными, далее с помощью очередного скрипта SQL документы мы проводили.
Уникальность проекта

РЕЗУЛЬТАТЫ ПРОЕКТА

  • Изменена схема структуры баз: отказ от баз, расположенных в филиалах. Это позволило сэкономить ресурсы на обслуживание баз и объемы памяти, которые они занимают.
  • Более высокий уровень контроля и наблюдаемости за процессами по управлению персонала и расчета зп в филиалах.
  • Более современный и функциональный интерфейс, что повысило удобство работы с системой.
  • Улучшенная функциональность, позволяющая автоматизировать большое количество рутинных операций кадрового учета и расчета зарплаты.
  • Более высокая производительность и скорость работы системы.
  • Более точный и прозрачный учет данных о персонале и его работе.
  • Лучшая совместимость с другими программами и системами, используемыми в компании.

    Таким образом, переход на новую версию системы управления персоналом 1С:ЗУП 3.1 позволил заказчику повысить эффективность и точность управления персоналом, а также улучшить качество работы в целом.
Помимо разработки самих обработок нам необходимо было переписать все регламентные задания, среди которых были обмены между распределенными базами данных. Помимо того, что мы успели вовремя переделать все РЗ, мы также оптимизировали архитектуру новых баз ЗУП 3.1, что способствовало как экономии места, так и исключало ряд ошибок, связанных с обменом.

Помимо переноса данных нам предстояла задача переписать больше сотни различных отчетов и обработок, которые позволяли автоматизировать сам расчет зарплаты, а также процесс сверки и внутренней отчетности.
Сложность данного процесса заключалась в том, что по своей структуре конфигурации 2.5 и 3.1 значительно отличались, все особенности новой базы необходимо было учесть, избежать всех возможных ошибок.
Поскольку времени уже совсем не оставалось совместно с заказчиком все инструменты были приоритезированы и разбиты на 4 потока. В первую очередь были разработаны инструменты, расчет без которых невозможен. Потом все остальные.

Сопровождение сдачи новой (на момент перехода) отчетности СЗВ-Стаж.

Данная отчетность строилась на основании записей о стаже сотрудников. Некорректное ведение учета по стажу в исходной базе, перенос данных и еще ряд причин привели к тому, что регистры по стажу были заполнены некорректной информацией. Стояла большая задача в короткие сроки привести записи регистров по стажу в порядок. Перебровав различные варианты мы приняли решение полностью очистить регистры сведений по стажу. Написать обработку, которая проанализирует все кадровые и расчетные документы и определит периоды:

  • Фактической работы в компании (дата приема и увольнения), ограничит их отчетным периодом;
  • Периоды отсутствия сотрудников (отпуска, больничные и пр);
  • Периоды работы.
Интервальные регистры в ЗУП 3.1 на примере хранения данных по состояниям сотрудников.

В ЗУП 3.1 пересмотрели подход к хранению ряда важной информации. Если в ЗУП 2.5 был один регистр, например, регистр, в котором хранилась данные о состояниях сотрудников, то в ЗУП 3.1 эта же информация хранилась в двух регистрах. Причем, один регистр был подчинен регистратору и по своей структуре был схож с одноименным регистром в ЗУП 2.5, то второй заполнялся данными на основе первого регистра в момент проведения документа-регистратор. Это привело к тому, что когда мы скриптом перенесли записи в первый регистр, то второй (интервальный) автоматом не заполнился. Пришлось писать скрипт, который позволил заполнить второй регистр.
Доработки стандартной версии внедряемого продукта
На основе полученных периодов работы заполнит регистры по стажу по всем сотрудникам компании.
Описание и количество рабочих мест/АРМ
Более 150 баз ГК
~ 2 рабочих места в каждой базе

Центральная база ЗУП
более 30 сотрудников по управлению процессами кадрового учета и расчета зп
1С:ЗУП 3.1
продукт

АВТОМАТИЗИРОВАНЫ УЧАСТКИ/ПРОЦЕССЫ

  • Ведение организационной структуры.
  • Управление персоналом и политикой мотивации сотрудников.
  • Расчет зарплаты, налогов и взносов.
  • Кадровый учет.
  • Учет рабочего времени.
  • Учет учеников.
  • Регламентированная отчетность.
Получить полную информацию
о решении в PDF
ИТ решения, новости, кейсы
в Telegram - канале
То, что нужно прямо сейчас