Автоматизация бюджетирования в 1С: что это и как внедрить

Бюджетирование — процесс планирования доходов, расходов, денежных потоков и финансовых результатов компании. В систему бюджетов обычно входят:

— Бюджет доходов и расходов (БДР) — планирует доходы, затраты и прибыль.
— Бюджет движения денежных средств (БДДС) — отражает поступления и выплаты, помогает контролировать ликвидность.
— Бюджет баланса — показывает планируемое состояние активов, обязательств и капитала.
— Операционные бюджеты — содержат планы продаж, закупок, производства и запасов.

Эти бюджеты связаны между собой. Например, рост производственного плана увеличивает потребность в сырье, закупках и финансировании. Если финансовая модель не учитывает такие зависимости, бюджет перестаёт отражать реальные потребности предприятия.

Автоматизация бюджетного процесса нужна, когда:
— сотрудники ведут бюджеты в разных Excel-файлах;
— финансовая служба вручную собирает и сверяет данные;
— изменение одного показателя не обновляет связанные бюджеты;
— руководители не видят причины отклонений факта от бюджета.

Бюджетирование в 1С позволяет объединить данные, настроить единые правила расчётов и организовать контроль исполнения бюджетов. При этом программа не исправит ошибки исходных данных и не устранит разногласия в методологии.

Программа для бюджетирования на 1С выбирается по структуре компании, масштабу финансового управления и действующим информационным системам. Чаще всего используют 1С: ERP и 1С: Управление холдингом.

Подсистема бюджетирования в 1С: ERP связывает финансовое планирование с деятельностью предприятия. Это встроенный модуль бюджетирования 1С: он работает в той же базе, где ведутся продажи, закупки, производство и учёт, поэтому факт для бюджета берётся из первичных документов без обмена между системами.

Чем отличается бюджетирование предприятия в 1С:ERP:

— бюджеты связаны с операционными планами: производственный план можно связать с расчётом потребности в материалах, закупках и денежных средствах;

— план-факт анализ строится по данным той же базы 1С;

— лимиты бюджета можно контролировать при согласовании заявок на расход денежных средств.

Перед внедрением нужно проверить, соответствует ли типовая функциональность 1С: ERP методологии предприятия: структуре ЦФО, бюджетным аналитикам и правилам расчётов.

1С:Управление холдингом (1С:УХ) используют компании со сложной финансовой структурой. Решение поддерживает централизованное планирование и контроль бюджетов нескольких юридических лиц.

Чем отличается бюджетирование в 1С:УХ:

— бюджеты ведутся по компаниям, ЦФО и группе в целом;

— поддерживается консолидация финансовых данных группы;

— фактические данные для бюджета загружаются из разных учётных систем, в том числе не на 1С;

— маршруты согласования бюджета настраиваются по ролям.

До внедрения необходимо определить источники данных, правила обмена между системами и порядок консолидации. Иначе расхождения в справочниках и аналитиках приведут к ошибкам в итоговых отчётах.

Если учёт ведётся не на 1С: ERP, менять учётную систему ради бюджета не обязательно. В этом случае бюджетирование строят в отдельной базе, чаще всего на 1С: Управление холдингом, и загружают в неё фактические данные из действующих программ.

Система бюджетирования на 1С охватывает несколько связанных процессов.

Финансовая служба определяет состав бюджетов, статьи, аналитики и ЦФО. Для каждого показателя бюджета закрепляют правила расчёта и ответственных сотрудников.

Компания формирует базовый, оптимистичный и пессимистичный сценарии бюджета. Финансовая модель показывает, как изменение продаж, закупочных цен или производственного плана влияет на результат.

Система фиксирует участников, полномочия и последовательность согласования. Руководители видят статус бюджета и историю изменений.

Фактические показатели сравниваются с бюджетом. Финансовая служба анализирует отклонения по статьям, подразделениям, периодам и другим аналитикам. Этот инструмент позволяет увидеть перерасход бюджета до закрытия периода.

Система бюджетирования на 1С получает фактические данные из учётных программ и других источников. Для корректного обмена согласуют справочники, аналитику и периодичность загрузки. Если разные системы по-разному называют статьи расходов, а правила сопоставления не настроены, план-фактный анализ будет некорректным.

Внедрение бюджетирования в 1С затрагивает не только программу. Проект меняет правила финансового планирования, обмен данными и распределение ответственности.

На первом этапе изучают структуру бюджетов, правила расчёта показателей, состав ЦФО, источники плановых и фактических данных, порядок согласования, действующие системы, Excel-модели и ручные операции. Результат — описание текущих процессов, ограничений и требований к будущей системе.

До начала внедрения нужно зафиксировать состав работ, зоны ответственности и зависимости между процессами. Затем выбрать сценарий, ошибка в котором способна остановить проект или поставить под сомнение выбранную архитектуру: например, консолидацию бюджетов нескольких юридических лиц или загрузку фактических данных из разных учётных систем.

До полного внедрения бюджетирования в 1С выбранный сценарий проверяют на согласованном наборе данных. Проверка должна показать, что исходные данные поступают, расчёты работают корректно, аналитика сохраняется, а результат повторяется при повторном запуске.

Результат фиксируют в протоколе. Если проверка пройдена, можно планировать полное внедрение. Если нет, заказчик может изменить методологию, доработать интеграцию или пересмотреть архитектуру до начала основных работ. Результаты проверки остаются у заказчика.

После проверки определяют состав бюджетов и аналитик, структуру ЦФО, правила расчётов, источники данных, интеграции и порядок консолидации. На основании этих требований выбирают конфигурацию 1С и объём доработок.

Команда настраивает бюджетные модели, справочники, маршруты согласования, обмены и отчёты. Затем проверяет расчёты на данных компании, тестирует интеграции и обучает пользователей.

Перед запуском проверяют корректность расчётов, полноту данных и работу согласованных процессов. После запуска анализируют результаты эксплуатации. Новые задачи развития формируют на основании выявленных ограничений и потребностей бизнеса.

Стоимость складывается из лицензий 1С и работ по внедрению.

На стоимость работ влияют:

Точную оценку дают после обследования, когда определены границы проекта и проверен критичный сценарий.

Чтобы оценить эффект в своей компании, до начала проекта фиксируют исходные показатели и правила сравнения.
Обычно измеряют:

Об экономии и окупаемости можно говорить только по изменениям, которые подтверждены измерениями.

Автоматизация актуальна для компаний, в которых финансовое планирование требует единой методологии и контроля данных из нескольких подразделений или систем:

— Производственным предприятиям. Бюджет необходимо связать с объёмами выпуска, закупками, запасами и себестоимостью. О производственных возможностях системы — в статье 1С: ERP для производства.

- Крупным компаниям. Несколько подразделений формируют бюджеты по разным правилам. Руководству нужна единая отчётность и контроль исполнения бюджета.

— Холдингам. Финансовая служба управляет бюджетами нескольких юридических лиц, контролирует показатели компаний и консолидирует данные.

— Компаниям, которым стало недостаточно Excel. Количество бюджетов и взаимосвязей увеличилось, ручная обработка данных затрудняет планирование и анализ.

Как компания «Бобдей» ведёт такие проекты, описано на странице услуги автоматизация бюджетирования.

Автоматизация бюджетирования в 1С объединяет финансовое планирование, фактические данные и контроль исполнения бюджетов. 1С: ERP подходит одной компании, 1С: Управление холдингом — группе компаний.

Выбор программы — не первый шаг проекта. Сначала нужно описать бюджетный процесс, найти сценарий с наибольшим риском и проверить его на согласованных данных. Если вы планируете внедрение бюджетирования в 1С, специалисты «Бобдей» помогут определить границы проекта и оценить его стоимость.

Обложка: gemini.google.com