По данным APQC, сильные компании закрывают годовой бюджет за 25 дней. Для среднего бизнеса ориентир ближе к 75 дням. Медианный показатель – пять версий до утверждения.

Когда бюджет собирают вручную, каждая новая версия запускает один и тот же цикл: данные переносят, формы сверяют, итоговую модель заново сводят по подразделениям. Для производственной компании это уже не только вопрос сроков. Пока бюджет пересчитывают, меняются закупки, оплаты и потребность в сырье. Руководители начинают принимать решения по данным, которые уже успели измениться.

В этом кейсе разбираем, как команда бобдей провела предпроектное обследование и подготовила схему переноса бюджетирования из Excel в 1С:ERP.

Мы в соц.сетях

Удобно получать материалы по e-mail?

Рассылка бобдей — это статьи, кейсы и практические материалы по автоматизации бизнеса на базе 1С

О клиенте

Заказчик — производственная компания из сегмента кормов для аквакультуры. Предприятие включает несколько продуктовых направлений, различные рецептуры и сложную систему планирования сырья и выпуска продукции.

На момент обследования клиент уже использовал 1С:ERP для текущей работы. В системе были планы продаж, производства и закупок, а также фактические сведения по операциям. То есть часть нужной информации уже была в рабочем контуре.

Планирование оставалось за пределами системы. План-факт вели в Excel: часть сведений выгружали из 1С:ERP, часть вносили и пересчитывали вручную.

Из-за этого финансовый контур был отделен от операционной части. Чтобы собрать итоговую версию, сотрудникам приходилось рассылать формы по почте, ждать заполнения, проверять файлы и сводить показатели по подразделениям. Согласование занимало больше времени, отклонения выявлялись позже, а итоговая версия бюджета требовала дополнительных сверок.

Такой порядок замедлял консолидацию по центрам финансовой ответственности. Каждая новая версия требовала повторной сверки и повышала риск расхождений между Excel и 1С:ERP.

Финансовая модель оставалась в разных формах. Бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС) и бюджет по балансовому листу (ББЛ) не работали как связанный контур. Для управленческого контроля требовалась единая логика расчета — от операционных планов до мастер-бюджетов.

Запрос клиента

Задача клиента — перенести бюджетирование из Excel в 1С:ERP.

Решение нужно было спроектировать на типовом функционале: без изменений конфигурации и без интеграций с другими базами.

Excel-модель нельзя было перенести в ERP один в один. В 1С:ERP иначе устроены статьи, показатели, аналитики и правила расчета. Поэтому часть значений в бюджете могла отличаться от прежней модели.

Команде нужно было не повторить старую схему, а собрать новую модель в логике ERP — без потери управленческого смысла бюджетирования.

На обследовании нужно было ответить на несколько вопросов: какие данные брать из ERP, как связать операционные бюджеты с БДР, БДДС и ББЛ, по каким правилам собирать план-факт и как разделить работу между подразделениями и финансовым департаментом.

Бюджет движения сырья, материалов, тары, упаковки и готовой продукции вынесли в отдельный блок обследования. Для производства это один из ключевых участков модели. Он должен связывать финансовые статьи с операционными планами: продажами, выпуском, сырьевой потребностью и графиками оплат.

Предложенное решение

По итогам предпроектного обследования мы зафиксировали архитектуру будущего контура в рабочей базе 1С:ERP.

Разделили бюджетные показатели по способу заполнения

Часть сведений поступает из системы автоматически: например, выручка подтягивается из планов продаж, потребность в сырье — из планов производства, закупки — из планов закупок, а часть денежных потоков — из графиков оплат.

Другие показатели рассчитываются внутри бюджетных форм

Ручной ввод остается только для данных, которых нет в системе.

Операционные бюджеты распределили по зонам ответственности

Подразделения заполняют свои формы расходов, а финансовый департамент видит весь контур: проверяет данные, контролирует консолидацию и получает сводную картину без пересборки Excel-файлов.

В производственном блоке нужно было связать сырье, выпуск и оплаты в одной логике

Учет потерь, структура номенклатуры и графики оплат нужны не сами по себе. Они позволяют собрать бюджет так, чтобы он показывал не только сумму затрат, но и влияние производства на запасы, себестоимость и денежный поток.

В модель включили бюджеты финансирования, задолженности, налогов и движения активов

Через них БДР, БДДС и ББЛ работают как единый контур.

План-фактную отчетность вынесли в отдельную часть решения

Факт должен собираться из 1С: ERP по логике, которую предстоит закрепить на проекте. Здесь возникает важный риск: план может формироваться в одном разрезе, а фактические данные в системе — в другом. В таком случае план-факт теряет точность и хуже показывает источник отклонения. В таком случае план-факт начинает показывать цифры, но перестает показывать причины отклонений. При этом детализация факта может отличаться от детализации планирования, поэтому правила сбора данных для БДР, БДДС и ББЛ нужно проработать отдельно.

Какой эффект должен дать проект

По итогам обследования команда зафиксировала целевую архитектуру бюджетирования, определила источники данных для бюджетной модели и правила формирования план-факта. Отдельно описали ограничения, которые нужно учесть при внедрении, и участки, где потребуется дополнительная проработка.

Руководство получило не набор пожеланий к системе, а проект будущей модели бюджетирования: с понятной структурой бюджетов, распределением ответственности и правилами консолидации данных.

Если бюджет существует отдельно от операционного контура, компании приходится регулярно сверять две версии одной и той же реальности. Предпроектное обследование покажет, как собрать финансовый контур в 1С: ERP и зафиксировать логику расчета до старта проекта.

Вернуть контроль над бюджетом

Обложка: qwen.ai

Как перевести бюджетирование из Excel в 1С:ERP для производственной компании

Как спроектировать управляемое производство в 1С:ERP

О клиенте

Запрос клиента

Предложенное решение

Какой эффект должен дать проект

Вебинары

Может быть интересно