Когда тарифы для арендаторов считают вне учётной системы, компания теряет контроль над выручкой. Цена зависит от таблиц, расшифровки — от памяти сотрудников, закрывающие документы — от ручной подготовки. Ошибка в расчёте превращается в недополученные деньги, спорные начисления и задержки в работе с дебиторской задолженностью.

В управляющей компании проблема затрагивала сразу несколько управленческих зон: начисления арендаторам, закрывающие документы, сверки, регламентированный учёт и финансовый результат по направлениям бизнеса.

По итогам обследования было зафиксировано, что проект должен исключить свыше 80% операций, выполняемых в Excel, и перевести учёт с неподдерживаемой зарубежной системы на 1С:Комплексная автоматизация.

Этот кейс — о том, как перед внедрением разобрали сложное ценообразование, управленческий учёт, интеграции и границы первого этапа проекта.

О клиенте

Управляющая компания, которая сдаёт площади в аренду и оказывает услуги арендаторам. В её контуре связаны аренда, услуги, закупки, складской учёт, ресурсоснабжение, основные средства, регламентированный и управленческий учёт.

Исходная ситуация

На момент обследования компания работала в устаревшей зарубежной учётной системе, поддержка которой прекращена. Часть расчётов и учётных операций велась за пределами основной базы: в Excel, отдельных приложениях и сервисах без полноценной интеграции.

Ограничения проявлялись в трёх местах: начислениях арендаторам, закрывающих документах и управленческой аналитике.

Начисление арендаторам не проходило полный путь в одном процессе

В модели управляющей компании были аренда, обязательные, рекомендованные и необязательные услуги, фиксированная и переменная части цены, а также валютная составляющая.

Для аренды рублёвую цену нужно было считать от валютной по среднему курсу за период до даты выставления счёта. Расчёт зависел от условий договора, потребления, тарифной методики и данных по затратам.

На участке между начислением и документом оставался ручной разрыв. Счета и акты формировались в Excel. Документы для ЭДО готовились без интеграции с учётной базой. Типового акта сверки в системе не было.

Компания могла правильно рассчитать выручку, но потерять время между расчётом и выставлением документов. Расхождение с арендатором или пропуск начисления становились видны позже, чем нужно финансовой службе для контроля выручки и дебиторской задолженности.

Тариф было трудно проверить без восстановления всей цепочки

Тариф нужно было проверять не по одной цифре в счёте, а по всей логике начисления: что считается от площади, что зависит от потребления, что связано с курсом, какие затраты участвуют в цене и какую расшифровку получает арендатор.

Когда расчётная логика не закреплена в правилах системы, финансовая служба сначала восстанавливает цепочку начисления и только потом проверяет отклонения.

Управленческий результат появлялся позже, чем требовалось для решения

Бухгалтерский учёт показывал обязательную для отчётности часть, но не раскрывал внутреннюю экономику бизнеса: центры финансовой ответственности, распределение затрат, рентабельность направлений, влияние основных средств на ценообразование.

Чтобы понять финансовый результат по направлению или проверить логику тарифа, данные нужно было собирать отдельно и связывать вручную. Руководство получало цифры позже управленческого момента: когда решение уже должно быть принято, а расчёт ещё требует проверки.

Что сделали в рамках обследования

На обследовании зафиксировали три опорных решения: правила расчёта выручки, модель управленческого учёта и границы первого этапа внедрения. Без этого новая система могла получить старые разрывы: сложные тарифы без проверяемых правил, управленческую аналитику поверх бухгалтерского учёта и разрозненные данные из разных источников.

Правила выручки

Описали, какие параметры должны подтверждать сумму в счёте: условия договора, тип услуги, объём потребления, применённый тариф, курс для валютной части, затраты подразделений и расшифровку для арендатора.

Отдельно зафиксировали проверки, которые нужны финансовой службе: соответствует ли начисление договору, правильно ли применён курс, учтена ли переменная часть услуги, попали ли нужные затраты в расчёт и сходится ли сумма в счёте с расшифровкой.

Так спор с арендатором разбирается по расчётной цепочке, а не по таблицам и пояснениям сотрудников. Финансовая служба видит, какой показатель повлиял на сумму и где могло появиться отклонение.

Два учета в одной модели

Бухгалтерский учёт и управленческую аналитику разделили по назначению. Регламентированный учёт отвечает за обязательную отчётность. Управленческий учёт должен показывать ЦФО, распределение затрат, финансовый результат по направлениям и параметры, которые влияют на тарифы.

На обследовании описали, какие данные нужны каждому контуру и где правила должны различаться. Это снижает риск, что управленческую отчётность будут каждый раз собирать поверх бухгалтерских данных или начнут искажать бухгалтерский учёт ради внутренних показателей.

Разрозненные данные

Рядом с основным учетом работали 1С:ЗУП, Контур.Экстерн, Контур.Диадок, приложение для столовой, программа «Бюджетирование» и Excel для план-факта, сверок и расшифровок.

Определили, какие потоки нужно связать с 1С:Комплексная автоматизация. Зарплата, отчетность, ЭДО, бюджетирование, затраты и расчеты с арендаторами должны попадать в общий учетный контур без постоянной сверки между разными источниками.

Чем меньше разрывов между источниками, тем раньше финансы видят расхождение.

Границы первого этапа

Команда разделила обязательные работы и задачи развития. В первый контур вошли доработки, которые закрывают выявленные функциональные разрывы и нужны для запуска учета, отчетности, расчетов и документов.

Требования, которые не блокируют запуск, вынесли на развитие. Механизм среднего курса для бивалютного расчета и расшифровки по изменению цен к счетам-фактурам отнесли к следующим этапам. Загрузку начальных остатков при больших объемах данных выделили как критичную для старта.

Так первый этап не превращается в список накопленных пожеланий и остается привязанным к запуску учета, расчетов, документов и отчетности.

Готовность к рабочей нагрузке после запуска

В проектном решении зафиксировали, как целевой контур на базе 1С: Комплексная автоматизация должен работать после запуска: какие данные переходят из 1С: ЗУП, как документы уходят в ЭДО, как формируется отчетность, где проверяются изменения и как поддерживается рабочая база.

Для руководства это вопрос устойчивости учета. После внедрения система должна выдерживать ежедневные начисления, загрузку остатков, обмены с внешними сервисами, работу пользователей и последующие изменения без остановки финансового контура.

Такой блок снижает риск, что после формального запуска компания снова вернется к обходным расчетам, отдельным файлам и локальным доработкам без контроля.

Какие эффекты заложили в проектное решение

Проект должен убрать зависимость от iScala и перевести учет на поддерживаемую платформу 1С с типовыми интеграциями с 1С: ЗУП, отчетностью и ЭДО. Для компании это снижает риск работы в системе без развития и упрощает дальнейшее сопровождение, обновления и подключение внешних сервисов.

Внедрение решения должно усилить контроль выручки за счет правил начисления по арендаторам. Для управляющей компании это критично: ошибка в тарифе распространяется на регулярные начисления и влияет не на один документ, а на повторяющийся денежный поток.

Ожидается исключение свыше 80% операций, выполняемых в Excel. Для руководителя это означает меньше участков, где результат зависит от подготовки отдельных файлов и внимательности сотрудников.

Документооборот должен ускориться за счет формирования УПД, счетов-фактур и актов с передачей через 1С: ЭДО без ручного дублирования. Финансовая служба раньше видит, где начисление не дошло до документа, где арендатор спорит с суммой и где задолженность уже требует реакции.

После внедрения руководство должно видеть финансовый результат не общей суммой по компании, а по направлениям и центрам финансовой ответственности. В одном контуре будут сходиться тарифы, затраты, распределение расходов, план-факт и рентабельность.

Такой учет помогает быстрее понять, где услуга приносит прибыль, где тариф не покрывает затраты и какое направление проседает по маржинальности. Решение принимается не после пересчета таблиц за закрытый период, а на основе правил, которые уже закреплены в системе.

Если система фиксирует операции, но не помогает управлять выручкой

затратами и рентабельностью, стоит проверить саму модель учета. Обследование покажет, какие правила нужно заложить в 1С.

Может быть интересно

Удобнее следить за материалами в соцсетях?

Мы публикуем статьи, кейсы и практические разборы по автоматизации бизнеса на базе 1С в наших каналах

Обсудим вашу ситуацию?

Владимир Личманенко

Директор по развитию

Задать вопрос

Покажем кейс подробнее: границы проекта, решения по учёту и гособоронзаказу, планирование.

Телефон

+7 800 600-21-44

E-mail

contact@bobday.ru

Обложка: Freepik