Автоматизация управленческого учета и бюджетирования
в компании Молвест на базе 1С: Управление холдингом
Информация о заказчике
Компания «Молвест» - российский производитель и переработчик молока с 50-летней историей. «Молвест» перерабатывает более 500 000 тонн молока в год и выпускает около 250 наименований молочной продукции 8 торговых марок: «Вкуснотеево», «Молвест», «Felicita», «Нежный возраст», «Фруате», «Иван Поддубный», «Волжские просторы» и «Кубанский хуторок».
География компании:
Воронеж – центральный офис, производственная площадка.
Представительства:
Бизнес-единицы:
ПАО Молочный комбинат «Воронежский» - персонал завода выполняет функции кураторов и финансовых контролеров соответствующих подразделений входящих в холдинг производственных площадок (заводов) и обособленных подразделений АО Молвест. Производственные площадки, входящие в холдинг:
o Москва o Аксай o Краснодар o Липецк o Тихорецк o Ульяновск o Энгельс o Волгоград o Курск o Тольятти o Санкт-Петербург o Самара o Симферополь
o Молочный завод Ульяновск (юр лицо) o Сыркомбинат Тихорецкий (юр лицо) o Хохольский молочный завод - филиал МКВ o Калачеевский сырзавод - филиал МКВ o Маслодел (Саратов) (юр лицо) o МЗ Богучар (юр лицо) o Фирма Малыш (юр лицо) o МЗ Верхнемамонский(юр лицо) o Новохоперск – филиал МКВ
АО «Молвест», включает обособленные подразделения (представительства) в городах:
o Тихорецк o Краснодар o Ростов o Курск o Липецк o Москва 4 из 51 o Санкт-Петербург o Волгоград o Ульяновск o Тольятти o Саратов o Пенза
Ситуация до внедрения
Контроль лимитов в части казначейства крайне затруднен, так как не автоматизирован, выполняется по разным направлениям затрат разными службами, сопровождается большим объемом ручного труда (план факт – в excel).
Процессы казначейства не автоматизированы, что приводит к:
высоким трудозатратам финансового отдела - на проведение рутинных операций,
высоким трудозатратам инициаторов платежей – на подписание у всех согласующих бумажного эквивалента заявки на оплату/корректировки лимитов (служебной записки).
Инициатор после передачи в оплату служебной записки, подписанной всеми согласующими, не имеет возможности самостоятельно отслеживать статус исполнения.
Учет разделен между двумя базами УПП, нет возможности в единой базе увидеть все движения ДС.
В ходе проекта в базе «1С: Управление холдингом» были автоматизированы следующие процессы по всем бизнес-единицам компании:
Установка лимитов БДДС (ручная); корректировка лимитов, перераспределение лимитов между проектами, между периодами – запрос на изменение и согласование запроса полностью автоматизировано в базе «1С: Управление холдингом».
Автоматизирован процесс резервирования лимита БДДС под конкретный договор.
Формирование заявки на оплату по всем бизнес-единицам компании в единой базе. Это позволило аккумулировать всю информацию о планируемых (запрашиваемых инициаторами) платежах, а так же истории их согласования в единой базе.
Настроены сложные маршруты согласования Заявок на оплату, корректировки лимитов, реестров платежей. Доработаны оповещения о поступившей задаче на почту – выведены все необходимые для принятия решения данные, включая вложенные файлы.
Разработана ролевая модель с ограничением доступа к объектам по внедренным процессам в зависимости от разрешенных ЦФО, Организации, статьи ДДС.
В соответствии с изменяемым на предприятии процессом, была реализована выгрузка согласованных к оплате Заявок на оплату в 2 базы УПП в документ Платежное поручение исходящее.
Реализована загрузка факта платежей по банку и кассе из 2 баз УПП в базу Управление холдингом. Выгрузка платежек в клиент-банк и загрузка выписки из клиент-банка осуществляется на стороне баз УПП.
На базе типовых отчетов разработан ряд пользовательских отчетов по планируемому и фактическому движению ДДС с ограничением прав доступа в соответствии с доступами по ролевой модели.
Количество автоматизированных рабочих мест - 370. Из них:
Участников процессов согласования - 189
Инициаторов ЗнО - 169
Количество одновременно работающих пользователей – в среднем около 80.
В рамках проекта была выполнена автоматизация процессов централизованного казначейства на одной бизнес единице с последующим поэтапным масштабированием на все бизнес единицы компании. В рамках подключения каждой единицы проводились работы: по адаптации процессов, внедрению, опытной эксплуатации.
Сроки выполнения работ по стадии проекта: с 13.09.21 по 01.07.22.
ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
Контроль всех лимитов ДДС должен выполняться автоматически в единой информационной системе. Нужны инструменты корректировки лимитов в информационной системе с использованием маршрута согласования.
Управление оплатами:
Согласование всех планируемых исходящих платежей должно выполняться в единой информационной системе. Уйти от согласования планируемых платежей на бумаге.
Рабочий инструмент оперативного планирования всех денежных потоков - платежный календарь и формирование реестров платежей по компаниям Группы направления «переработка» в единой информационной системе.
Результаты проекта
Все лимиты ДДС (до нужной глубины аналитики) помесячно вносятся в единую информационную систему. Здесь можно оперативно отслеживать использование лимитов ДДС по всем бизнес-единицам компании и оперативно управлять ими.
Все планируемые платежи бизнес-единиц проходят инициацию и согласование в единой базе - 1С Управление холдингом. Это позволило полностью отказаться от согласования служебных записок на бумаге в части изменений лимитов по бюджету и планируемых платежей.
В единой базе 1С Управление холдингом можно сформировать отчетность по планируемым платежам, исполнению лимитов ДДС и фактическим платежам по всем бизнес-единицам компании.
По итогу выполнения работ по стадии автоматизации процессов казначейства, заказчик получил следующие ключевые результаты: