Подобрать решение
ЗАКАЗАТЬ ОБРАТНЫЙ ЗВОНОК
Казначейство и оперативный учет взаиморасчетов в ГС АЕОН на базе 1С:Управление холдингом
Информация о клиенте
Корпорация АЕОН объединяет частный фонд прямых инвестиций и управляющую компанию. В группе более 30 предприятий. Основные направления: транспорт, строительство и управление недвижимостью, управление аэропортами и речным пароходством, производство удобрений, агропромышленный комплекс.
В головной структуре 88 бизнес-единиц, которые оказывают сервисные услуги, управляют недвижимостью и ведут инвестиционно-финансовую деятельность.
Ситуация до
Казначейство и планирование оплат велись разрозненно, работа шла в почте и Excel. Из-за этого было сложно быстро собрать единую картину по оплатам и восстановить путь каждой оплаты от заявки до исполнения.
Что мешало работе:
- Заявки на оплату обрабатывали вручную.
- Бухгалтерия дублировала операции. Платежи вводили в клиент-банке, затем корректировали документы после загрузки выписки в бухгалтерские базы.
- Управление внутригрупповыми займами и моделирование влияния на финансовый результат были трудоемкими и выполнялись в Excel.
- Обмен счетами на оплату между юрлицами занимал много времени. В группе больше 80 бухгалтерских баз, которые обмениваются счетами между собой.
Запрос и задачи заказчика
- Собрать заявки и платежи головной структуры в единый контур и управлять ими по общим правилам.
- Планировать оплаты через этапы платежей, чтобы обеспечивать финансирование и управлять ликвидностью.
- Контролировать финансовый результат по юрлицам головной структуры и моделировать изменения для расчета налоговой нагрузки.
- Автоматически формировать заявки на оплату и платежные поручения.
- Настроить интеграцию 1С:УХ с клиент-банком.
- Настроить интеграцию 1С:УХ с бухгалтерскими базами, включая выгрузку банковских выписок.
- Собрать заявки и платежи головной структуры в единый контур и управлять ими по общим правилам.
Решение на стадии проекта
В рамках стадии работы велись в 1С:Управление холдингом. Настроили НСИ и казначейство. Цель стадии — централизовать казначейство и собрать все данные по оплатам в одном месте. В системе фиксируется история движения оплат: кто инициировал, на что направлены средства, как прошло согласование и когда оплата исполнена.
Что сделали
Заявки на оплату и единый процесс
- Настроили формирование заявок на оплату для всех платежей, кроме отдельных операций.
- Переводы между счетами одной организации и переводы между организациями холдинга по договорам займа формируются в Платежном календаре. Поэтому их не заводят как отдельные заявки на оплату.
- Отдельно не заводят операции размещения на депозит, куплю-продажу валюты и безакцептные списания.
Пакетный ввод для внутригрупповых операций
- Для внутригрупповых регулярных операций разработали пакетный ввод заявок на основе счетов на оплату из бухгалтерских баз.
- В ходе проекта добавили групповую генерацию счетов на оплату для внутригрупповых контрагентов. Этого не было в проектном решении. Функцию включили, когда при тестировании стало ясно, что без нее обмен счетами между юрлицами при большом числе бухгалтерских баз остается трудозатратным.
Доработки формы заявок
- Добавили флаг Требуется платежное поручение и поле Номер счета.
- Вывели КПП организации и контрагента.
- Добавили статью ДДС бухгалтерского учета (свои для каждой базы учета, отличные от статей ДДС в УХ) и кнопку для указания аналитики оперативного учета.
- Ввели контроль обязательных реквизитов заявки на оплату. Без ЦФО, проекта, статьи ДДС, договора при необходимости и расчетного счета контрагента заявку нельзя провести.
- Настроили автоматическое заполнение для заявок, которые создаются пакетно.
- Для заявок на перечисление зарплаты ведомость приходит в 1С:Управление холдингом обменом из бухгалтерских баз и доступна после выбора организации.
- В назначение платежа добавляется текст из поля Номер счета.
Этапы оплат и анализ взаиморасчетов
Управление внутригрупповыми займами
- Доработали Платежный календарь под внутригрупповые займы.
- В календаре видны параметры займов до выдачи и после, включая плановые проценты на конец года.
- Доработали договоры займа: учет траншей, расчет процентов от суммы траншей, изменение графика при создании операции в Платежном календаре.
- Расчет финансового результата ведется как сумма факта БДР и процентов до конца года.
Согласования, уведомления, интеграции
- Настроили маршруты согласования заявок на оплату.
- Доработали уведомления о задачах на почту. В письмах отображаются данные, нужные для принятия решения, включая вложенные файлы.
- Настроили обмен с клиент-банком: платежные поручения выгружаются из 1С:Управление холдингом, выписка загружается обратно.
- Реализовали выгрузку данных выписки банка из 1С:Управление холдингом в бухгалтерские базы.
Доступы и обучение
- В 1С:Управление холдингом разработали профили пользователей и группы доступа.
- Всем пользователям, работающим с блоком казначейства, назначили соответствующие группы доступа.
- Провели обучение ключевых пользователей и подготовили пользовательские инструкции.
Как изменился формат работы
- Инициаторы платежей сами вводят заявки на оплату.
- Заявки собираются в Платежном календаре, на их основе формируется реестр.
- Платежные поручения формируются автоматически. Бухгалтерия выгружает их в банк и загружает выписку обратно.
- Финансисты ведут графики по договорам займа в системе и формируют варианты взаиморасчетов в Платежном календаре без ручных расчетов в Excel.
Все данные по оплатам хранятся в одной системе. По каждой оплате доступна история движения и решений.
Эффекты для бизнеса
- Казначейство головной структуры перешло в единый контур 1С:Управление холдингом. Руководители и финансовая функция получают согласованную картину по оплатам без почты и Excel.
- Появилась прослеживаемость движения денег. По каждой оплате есть история: инициирование, согласование, исполнение и факт проведения.
- Снизилась операционная нагрузка на бухгалтерию за счет заявочного процесса и автоматического формирования платежных поручений.
- Сократился риск ошибок, связанных с ручным вводом и последующими корректировками после загрузки выписок.
- Управление внутригрупповыми займами стало системным. Финансисты ведут графики в базе, планируют взаиморасчеты в Платежном календаре и видят плановые проценты на конец года без сложных Excel-моделей.
- Ускорилась работа с внутригрупповыми счетами на оплату за счет групповой генерации, что особенно важно при большом числе бухгалтерских баз в группе.
