Электронный архив документов: как организовать его в компании и почему уже давно пора это сделать

В эпоху развития цифровых технологий, организации РФ все чаще обращаются к цифровому управлению документами и электронным подписям. Это поможет решить бизнес-задачи эффективно, ускорить основные бизнес-процессы и автоматизировать документооборот. Электронные документы обеспечивают безопасное хранение, быстрый доступ к данным и эффективное отслеживание важных документов. Кроме того, организации несут юридическую ответственность за сохранение отдельных документов в течение определенного периода времени. С электронными системами управления документами и электронными подписями стало проще, чем когда-либо, безопасно хранить и получать доступ к этим важным документами организации эффективным способом.

Архив является неотъемлемой частью деятельности любой компании, о его формировании должны задуматься представители малого бизнеса. Он полностью обеспечивает безопасный и организованный способ хранения документов, в том числе важных. Система электронного документооборота помогает пользователю отслеживать всю документацию, обеспечивая легкий доступ к документации и информации любой сложности в удобное время. Разработка электронных архивов может выполняться в соответствии с несколькими типами документов, таких как общие, кадровые, персональные, финансовые и технические хранилища. Интеграция позволяет компаниям лучше управлять большим объемом данных и более эффективно использовать их в своей повседневной деятельности, например, при подготовке к налоговым проверкам, при решении проблем, связанных с партнёрами, работе с поставщиками.

Как бумажное, так и электронное хранилище имеют свои преимущества и недостатки с точки зрения архивирования документации. Хранение информации на бумаге — это традиционная форма, требующая физических шкафов для документов и папок, которые занимают место в комнате, офисе или другом помещении. Электронный архив — новый формат, включает в себя цифровые данные и документы, заархивированные на компьютерах, ноутбуках, внешних жестких дисках, на сайте, к которым можно обеспечить доступ с сохранением конфиденциальности в любом месте, где есть подключение к Интернету. Однако в то время как бумажные архивы более безопасны и требуют меньшего обслуживания, чем цифровые архивы, цифровое хранилище более актуально — в нем легче искать документы контрагентов и перемещать между устройствами.

Электронные документы, подписанные электронной подписью, имеют юридическую силу, поэтому их не нужно распечатывать на бумаге для того, чтобы передать, например, в судебные органы. Документы с электронной подписью не требуют дополнительной обработки, их оформление аналогично бумажным документам, подписанные от руки. Они должны храниться в электронном архиве в течении такого же времени, как и бумажные.

Правовые нормы диктуют правила на этапе внедрения и работы с электронными архивами. Эти законы и приказы составляют основу системы электронного архива и осуществляются контроль в сфере документооборота организаций:

• ФЗ «Об архивном деле Российской Федерации» № 125-ФЗ от 22.10.2004.
• Приказ № 526 от Минкультуры.
• ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина от 16.04.2021 № 62н).

Таким образом, законодательство предъявляет определенные требования к автоматизации
архивов:

• Хранить необходимо только оригиналы первичных и прочих документов, так как нет необходимости создавать копии приказов, счетов, актов, если они подписаны через сервисы ЭДО.
• Для обеспечения безопасности все документы электронного архива должны быть размещены на сервере, расположенном в России.
• Руководитель компании должен определить, к каким проектам сотрудники могут получить доступ, а к каким - нет
• Документы должны быть хорошо читаемы
• По истечении срока хранения документы подлежат уничтожению.

Срок, в течение которого организации должны хранить все документы, начинается с 1 января следующего года. Т.е. срок отсчета хранения товарной накладной от 02.10.2022 г. будет начинаться 01.01.2023г и будет составлять 5 лет, до 01.01.2028г. Различные документы имеют разный срок хранения по законодательству (чаще это 5 или 10 лет). Специальные сроки идентичны как для бумажных, так и для электронных документов.

Облачный архив

Возможность к системному доступу электронного архива открывается только после согласования с ИТ-персоналом. Он находится на удаленном сервере с ограниченным доступом, как и у Яндекс.Диска. Разрешение на процессы должно быть предоставлено сотрудником компании, ответственным за ИТ-надзор. После положительного решения сотрудник сможет получить доступ к программе и начать взаимодействие с файлами и данными.

Архив системы электронного документооборота (ЭДО)

Системы ЭДО заботятся обо всех потребностях в хранении, связанных с подписанными документами. Они предоставляют автоматическое облачное хранилище как часть своей системы электронного управления документами и требуют установки и настройки специального программного обеспечения, что упрощает безопасное управление вашим архивом. Оператор системы ЭДО имеет защищенный электронный архив, содержащий все соответствующие документы. Также позволяет контролировать уровень доступа к архиву, устанавливая разные уровни прав на те или иные действия по обработке документов. Документы автоматически поступают в систему, которая обеспечивает их защиту, что снижает риски утери.

Локальный архив

Локальный архив размещается на компьютере или сервере предприятия с папками, созданными для хранения документов, к которым имеют доступ все сотрудники. К сожалению, относительно сложно ограничить действия разных сотрудников, которые могут работать с корпоративными документами. Из-за этого обмен документацией между специалистами разных отделов организации может быть затруднен.

Хранение документов в электронном виде в архиве СЭД считается самым простым и удобным способом их хранения, и вот почему:

• С документами, доступными онлайн, пользователю больше не придется беспокоиться о том, что вы забудете важный документ в командировку или путешествие. Независимо от того, используете ли вы ноутбук или смартфон, все составляющие делопроизводства могут быть легко доступны и просмотрены на вашем устройстве.
• Теперь найти документы и внести в них изменения стало проще и быстрее, чем когда-либо прежде. Больше не нужно листать папки, чтобы найти договор — с правильными условиями поиска вы можете быстро получить доступ к документам любой даты, которые были заключены три года назад или даже раньше. Информационные системы упрощают поиск именно того, что вам нужно.
• Забудьте о передаче документов организации через почту и быстро доставляйте их клиентам или подрядчикам через Интернет. Всего за 5 минут вы можете отправить файлы удаленно.
• Документы, подписанные с помощью ЭДО, считаются юридически обязательными и подходят для использования в судебном порядке.

Приступая к созданию базы электронного документооборота, не забывайте, что из-за правовых ограничений некоторые бумажные документы не подходят для такого формата архивирования. К ним относятся записи, относящиеся к государственной тайне или секретной информации, которые должны оставаться на физическом носителе.